Správa dokumentace a záznamů – DMS

Řešíte také tyto otázky?

• Nezabírá tvorba a distribuce dokumentace kvalitáři příliš mnoho času, který by mohl věnovat potřebnějším činnostem?
• Nevidí toho někdo zbytečně moc?
• Nemůže nám někdo všechny dokumenty beze stopy vykopírovat a ukrást?
• Pracují všichni se stejnou verzí dokumentů?
• Vyjádřili se k novému předpisu všichni, kdo mají?
• Proč to musím podepisovat ručně?
• Jsou s dokumenty prokazatelně seznámeni všichni ti, jichž se týkají?
• Neuchováváme některé dokumenty déle, něž bychom měli (zejm. ve vazbě na osobní údaje)?

Document management system (DMS) je stěžejním modulem systému EISOD. Je určen pro komplexní správu a řízení řídicí dokumentace v souladu s požadavky norem. V jednotném workflow je řízena jak tvorba, připomínkování a schvalování dokumentace, tak systém pravidelných revizí a archivace neplatných dokumentů.

Jednotliví uživatelé pracují s dokumentací, která je uložena na serveru, prostřednictvím webového prohlížeče. Všechny úkony v řízení dokumentace lze realizovat buď na základě předdefinovaného workflow, nebo zjednodušenou formou, bez zapnutí této funkce. V rámci schvalovacího workflow lze přiřadit práva a role konkrétním uživatelům a řídit tak jejich přístup k dokumentům.

Uživatelům lze nastavit práva pro:

• čtení dokumentů,
• psaní dokumentů,
• vytváření souborů/složek,
• schvalování dokumentů,
• aktualizace dokumentů,
• udělování práv uživatelům,
• mazání souborů/složek,
• tisk dokumentů,
• kopírování obsahu.

Systém EISOD podporuje všechny formáty dokumentů, úzce je pak integrován s formáty MS Office, zejména DOCX, XLSX, PPTX, a dále formátem PDF. Podporuje také hypertextové odkazy propojující jednotlivé řízené dokumenty, tj. po kliknutí na odkaz v dokumentu se otevře aktuální verze jiného dokumentu.

V systému je zajištěna interní kontrola a sledování přístupů jednotlivých uživatelů do systému, tzn. lze zajistit kontrolu kdo, kdy a odkud provedl změnu v určitém dokumentu. Jednoduchým způsobem lze také zjistit stav vyřešení nebo naopak nevyřešení jednotlivých úkolů spojených například s tvorbou nové revize dokumentu, záznamů, se seznámením s novou revizí apod.

Díky automatizaci činností prostřednictvím workflow dochází k časové úspoře s osobním „hlídáním“ termínů revizí a minimalizuje se zatěžování pracovníků papírovými verzemi s nutností podpisu. Snižuje se tím také riziko opomenutí pravidelné revize dokumentu nebo nesprávného uložení neplatného dokumentu.

Doporučená implementace systému počítá s uložením dokumentů přímo v databázi, čímž lze zajistit řízený oběh dokumentů pouze přes prostředí systému. Konkrétním nastavením práv lze omezit manipulaci s dokumentem dle potřeb dané společnosti. Zároveň je primárně podporován přenos dat protokolem https, čímž lze zajistit bezpečný přístup k datům i mimo Vaši infrastrukturu.

EISOD lze také integrovat se systémy třetích stran přes řadu webových služeb.

• evidenci dokumentů,
• připomínkování dokumentů – jednoduché přidávání osob určených k připomínkování dokumentu,
• schvalování dokumentů – jednoduché i vícenásobné schvalování dokumentů,
• přezkoumávání dokumentů – nastavení platnosti dokumentu a připomenutí termínu další revize,
• identifikaci změn dokumentů – každý změněný dokument je opatřen novou verzí,
• dostupnost aktuálních a platných verzí dokumentů – díky řízení v elektronické formě je možný rychlejší a efektivnější přístup uživatelů k platným verzím dokumentů,
• zajištění snadné a trvalé čitelnosti a snadné identifikace dokumentů – díky elektronické formě textu, zálohování dat a archivaci neplatných dokumentů,
• zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů – zneplatněné dokumenty jsou ukládány v archivu systému, odděleně od platných dokumentů.

Prostředí DMS je koncipováno jako moderní aplikační rozhraní v prostředí webového prohlížeče s důrazem na responsivní design. Uživatelské prostředí klade maximální důraz na ergonomii ovládání. Základní rozvržení řešení DMS je zobrazeno na obrázku v galerii – Okno managementu dokumentace. V levé části obrazovky se nachází levé menu umožňující výběr požadovaného dokumentu k dalšímu zpracování či fulltextové vyhledávání, v pravé části je zobrazeno hlavní okno zahrnující pás karet (ribbony) a informace o dokumentech.

Pás karet (ribbony) představuje hlavní nástroj pro práci se soubory, nastavení workflow k dokumentaci a nastavení zobrazení.

Každý dokument, který je umístěn ve složce, obsahuje ve spodní části obrazovky (tj. ve spodní části hlavního okna) následující podrobnosti:

• Verze – zobrazení všech verzí dokumentů uložených v databázi systému (včetně období jejich platnosti a aktuálního stavu dokumentu).
• Karta dokumentu – umožňuje prohlížet informace o právě otevřené verzi dokumentu (např. identifikační číslo dokumentu, název, formát, popis, klíčová slova, platnost, atd.).
• Historie workflow – přehled všech kroků workflow, které byly u dané verze provedeny, možnost vyfiltrování jednotlivých záznamů k workflow (záznamy o otevření, o akceptaci, …).
• Přílohy – jdou ke schválení se samotným dokumentem, příp. slouží pro překlady či specifické workflow.
• Související dokumenty – odkazy na další dokumenty uložené v DMS (nadřízené/související/podřízené dokumenty).
• Zálohy – uložení dílčích záloh verze.
• Připomínky – všechny připomínky od připomínkujících jsou zaznamenávány do tabulky v podrobnostech dokumentu, připomínky mohou mít stavy Nová, Stornována zadavatelem, Zpracovává se, Odmítnuta, Hotova.
• Výtisky – slouží k evidenci zápůjček tištěných dokumentů.
• Distribuce – doplňkový způsob výběru povinných skupin k seznámení.
• Akceptační test – Seznámení s dokumentem lze vázat na úspěšné splnění testu.

Typy dokumentů

Pro potřeby přesnějšího zařazení dokumentů a nastavení specifických vlastností, je možné administrátorsky spravovat typy dokumentů. Zákazník tak může mít např. veškerou řídicí dokumentaci evidovánu jako typ Řídicí dokumentace. Vzhledem ke stromové struktuře typu dokumentu je možné např. pod typ Řídicí dokumentace zařadit typ Pracovní pokyn.

V rámci verzování dokumentu je prováděno rovněž verzování všech metadat včetně dynamicky uložených polí.

Přístup uživatelů do systému je autorizovaný, DMS umožňuje i autentizaci proti záznamům v Active Directory, včetně synchronizace uživatelů.

Každá složka, podsložka i dokument v modulu DMS má svá přístupová práva, podle kterých je k nim umožněn přístup jednotlivým uživatelům, resp. skupinám uživatelů.

U nově založené složky se automaticky nastaví stejná práva jako u nadřazené (výchozí) složky. Nově založený dokument dědí práva nadřazené složky, tj. automaticky se mění se změnou práv nadřazené složky. V dané složce je možné na dokument nastavit i jiná práva, než má samotná složka. Práva lze nastavit jak jednotlivým uživatelům, tak i skupinám.

Modul DMS podporuje uživatelské šifrování dokumentů. Jedná se o vyšší stupeň zabezpečení, který vhodně doplňuje systém oprávnění nad složkami a dokumenty a umožňuje adekvátně zabezpečit citlivé firemní dokumenty. Protože se jedná o 256-bitové symetrické šifrování (AES) na úrovni dat jednotlivých dokumentů, je přístup k dokumentu omezen pouze na uživatele, který zná heslo k zašifrované složce. Tím je znemožněn přístup k obsahu dokumentu jak administrátorům EISOD, tak administrátorům HW a SW infrastruktury.

Aby bylo možné šifrování řídit, umožňuje systém určit osoby nebo skupiny, které mají právo data ve složce šifrovat. Lze tak zamezit nežádoucímu šifrování dokumentů uživateli, kteří k danému úkonu nejsou kompetentní.

Funkcionalita archivace a skartace umožňuje uzavřít životní cyklus zneplatněných, vyřazených dokumentů a uzavřených verzí dokumentů v systému EISOD. Funkcionalita vychází z požadavků zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě o archivaci a o změně některých zákonů.

Pro jednotlivé typy dokumentů nebo přímo konkrétní dokumenty lze nastavit skartační znaky včetně skartační lhůty. Na základě nastavených skartačních znaků u vyřazených, zneplatněných dokumentů nebo uzavřených verzí dokumentů, dochází jednou ročně k aktualizaci seznamu dokumentů navrhovaných k archivaci, skartaci nebo přehodnocení. V přehledu dokumentů lze upravit jejich další chování, úpravou skartačního znaku a lhůty.

Na základě revidovaného seznamu dokumentů lze vytvořit skartační návrh, který lze dále poskytnout Národnímu archivu. Dokumenty k archivaci v Dlouhodobém důvěryhodném úložišti lze exportovat jako SIP balíček včetně příloh. Dokumenty určené ke skartaci lze provedením rozhodnutí ze systému řízeně odstranit.

Ve výjimečných situacích lze uživateli přidělit právo SuperAdministrátora, na něhož se nevztahují práva nastavená na složky a dokumenty. Tento druh oprávnění se používá pouze ve speciálních případech, kterými jsou:

• navrácení platnosti vyřazeným dokumentům,
• definování jazykových mutací,
• hromadné odstraňování verzí dokumentů,
• definování typů dokumentů,
• přijmutí změn provedených v dokumentech Word a Excel na úrovni celé databáze,
• filtrace dokumentů přístupných jednotlivým uživatelům, kontrola,
• změna data platnosti verze dokumentu,
• změna čísla verze dokumentu.

Administrátor má také přístup k číselníkům. Ty lze v systému vytvářet, nastavovat jako výchozí/neaktivní či editovat.

Administrátor může spravovat přístupová práva k jednotlivým komponentám systému. Ve správě práv lze tedy vyhledat, jaká oprávnění na konkrétní komponentu mají jednotliví uživatelé přidělena.

Modul správy smluv rozšiřuje chování systému EISOD v modulu DMS, kde přináší nové funkcionality ve zpracování workflow. Modul umožňuje implementovat workflow smluv na základě metadat smlouvy dynamicky, bez ohledu na nastavení práv a workflow složky. Smlouva, ať už interně evidovaná, nebo publikovaná do registru smluv má specifické kroky a náležitosti, které jsou v rámci životního cyklu smlouvy nutné zpracovat. Jako příklad lze uvést nutnost anonymizace smlouvy, případně jejích příloh. Anonymizaci systém podporuje a automaticky vytváří anonymizované kopie dokumentů nebo umožňuje anonymizovanou verzi nahrát uživatelem. Navazujícím krokem je publikace do registru smluv. Systém zpřístupňuje formulář pro registr smluv a automaticky vyplňuje data smlouvy do formuláře. Životní cyklus smlouvy je završen nahráním potvrzení o publikaci zpět do systému. Nutnost publikování do registru smluv může být řízena např. na základě hodnoty smlouvy nebo dalších faktorů.

Workflow smluv se může lišit dle oddělení / odboru, částky ve smlouvě nebo lze dát uživateli možnost, aby workflow smlouvy přímo ovlivnil nastavení uživatelsky definovaných přepínačů přímo při tvorbě smlouvy.

Smlouvy lze rovněž elektronicky podepisovat, a to s určením konkrétních kroků workflow, kdy má k elektronickému podpisu dojít. Systém primárně pracuje s nosným dokumentem smlouvy ve formátu dokumentu sady Office, ale pro potřeby elektronického podpisu sám převádí dokument do PDF a umožňuje tak komfortní podepsání dokumentu. Systém podporuje i podepsání dokumentu více osobami. Protistrana může být kontaktována e-mailem přímo ze systému EISOD.

Samozřejmostí při zakládání smluv je i možnost využívání sady šablon, které lze v systému připravit.

Častým krokem při práci se smlouvami je i zakládání dodatků, kde systém pomáhá evidovat vazbu na původní smlouvu a tuto souvislost udržovat.

Implementace modulu smlouvy představuje nastavení workflow pro potřeby konkrétního zákazníka na míru jeho procesům:

• Nastavení uživatelských polí dle potřeb zákazníka.
• Navázání business logiky na údaje v uživatelských polí dle procesů zákazníka.
• Customizace některých nových kroků workflow, jako je například komunikace s právní kanceláří.
• Exporty dle potřeb zákazníka.

Detaily customizací budou stanoveny v Cílovém konceptu, který bude vypracován jako první implementační krok.