Správa dokumentace a záznamů – DMS

Řešíte také tyto otázky?

• Nezabírá tvorba a distribuce dokumentace kvalitáři příliš mnoho času, který by mohl věnovat potřebnějším činnostem?
• Nevidí toho někdo zbytečně moc?
• Nemůže nám někdo všechny dokumenty beze stopy vykopírovat a ukrást?
• Pracují všichni se stejnou verzí dokumentů?
• Vyjádřili se k novému předpisu všichni, kdo mají?
• Proč to musím podepisovat ručně?
• Jsou s dokumenty prokazatelně seznámeni všichni ti, jichž se týkají?
• Neuchováváme některé dokumenty déle, něž bychom měli (zejm. ve vazbě na osobní údaje)?

Document management system (DMS) je stěžejním modulem systému EISOD. Je určen pro komplexní správu a řízení řídicí dokumentace v souladu s požadavky norem. V jednotném workflow je řízena jak tvorba, připomínkování a schvalování dokumentace, tak systém pravidelných revizí a archivace/skartace neplatných dokumentů.

Jednotliví uživatelé pracují s dokumentací, která je uložena na serveru, prostřednictvím webového prohlížeče. Všechny úkony v řízení dokumentace lze realizovat buď na základě předdefinovaného workflow, nebo zjednodušenou formou, bez zapnutí této funkce. Ve schvalovacím workflow lze přiřadit práva a role skupinám či konkrétním uživatelům a řídit tak jejich přístup k dokumentům.

Uživatelům lze nastavit práva pro:

• čtení dokumentů,
• tisk a kopírování obsahu dokumentů,
• psaní dokumentů,
• vytváření souborů/složek,
• schvalování dokumentů,
• aktualizace dokumentů,
• udělování práv uživatelům,
• mazání souborů/složek.

Konzument dokumentu vidí vždy jeho platnou verzi, nemůže tak dojít k práci s jeho neaktuální podobou.

Systém EISOD podporuje všechny formáty dokumentů, úzce je pak integrován s formáty MS Office, zejména DOCX, XLSX, PPTX, a dále formátem PDF. Podporuje také hypertextové odkazy propojující jednotlivé řízené dokumenty, tj. po kliknutí na odkaz v dokumentu se otevře aktuální verze jiného dokumentu.

V systému je zajištěna interní kontrola a sledování přístupů jednotlivých uživatelů do systému, tzn. lze zajistit kontrolu kdo, kdy a odkud provedl změnu v určitém dokumentu. Jednoduchým způsobem lze také zjistit stav vyřešení nebo naopak nevyřešení jednotlivých úkolů spojených například s tvorbou nové revize dokumentu, záznamů, se seznámením s novou revizí apod.

Díky automatizaci činností prostřednictvím workflow dochází k časové úspoře s osobním „hlídáním” termínů revizí a minimalizuje se zatěžování pracovníků papírovými verzemi s nutností podpisu. Snižuje se tím také riziko opomenutí pravidelné revize dokumentu nebo nesprávného uložení neplatného dokumentu.

Doporučená implementace systému počítá s uložením dokumentů přímo v databázi, čímž lze zajistit řízený oběh dokumentů pouze přes prostředí systému. Konkrétním nastavením práv lze omezit manipulaci s dokumentem dle potřeb dané společnosti. Zároveň je primárně podporován přenos dat protokolem https, čímž lze zajistit bezpečný přístup k datům i mimo Vaši infrastrukturu.

EISOD lze také integrovat se systémy třetích stran přes řadu webových služeb.

V tomto modulu lze spravovat veškerou dokumentaci, která podléhá procesu změnového řízení, tzn. nejen dokumentaci systému řízení.

V každé společnosti existují dokumenty, u kterých je nutné mít jistotu, že jejich konzumenti byli prokazatelně seznámeni s jejich obsahem. Elektronizace těchto činností nejen šetří čas všech zúčastněných, ale také minimalizuje možnost opomenutí některého ze zaměstnanců. Modul DMS tuto funkcionalitu rozšiřuje i o možnost ověření skutečných znalostí testem, kdy až po jeho úspěšném absolvování je proveden záznam o seznámení se s dokumentem. Samozřejmostí je eskalace případného nesplnění povinností a možnost reportingu stavu seznámení.

Některé procesy potřebují vyšší míru důvěryhodnosti při prokazování podepsání dokumentu konkrétní osobou. Pro podporu těchto procesů disponuje modul DMS funkcionalitou pro podepisování dokumentů elektronickým podpisem. Pro takové dokumenty je v posledním kroku schvalování na serveru vygenerována PDF verze MS Office dokumentů a je zajištěn podpis certifikátem s úrovní důvěryhodnosti dle potřeb zákazníka. Typické použití je při schvalování smluv ve státní správě a samosprávě a jimi zřizovaných organizacích.

Novinkou v modulu DMS je podpora uživatelského šifrování dokumentů. Jedná se o vyšší stupeň zabezpečení, který vhodně doplňuje systém oprávnění nad složkami a dokumenty a umožňuje adekvátně zabezpečit citlivé firemní dokumenty. Protože se jedná o 256-bitové symetrické šifrování (AES) na úrovni dat jednotlivých dokumentů, je přístup k dokumentu omezen pouze na uživatele, který zná heslo k zašifrované složce. Tím je znemožněn přístup k obsahu dokumentu jak administrátorům EISOD, tak administrátorům HW a SW infrastruktury. Aby bylo možné šifrování řídit, umožňuje systém určit osoby nebo skupiny, které mají právo data ve složce šifrovat. Lze tak zamezit nežádoucímu šifrování dokumentů uživateli, kteří k danému úkonu nejsou kompetentní.

Funkcionalita archivace a skartace umožňuje uzavřít životní cyklus zneplatněných, vyřazených dokumentů a uzavřených verzí dokumentů v systému EISOD. Funkcionalita vychází z požadavků zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě o archivaci a o změně některých zákonů.

Pro jednotlivé typy dokumentů nebo přímo konkrétní dokumenty lze nastavit skartační znaky včetně skartační lhůty. Na základě nastavených skartačních znaků u vyřazených a zneplatněných dokumentů nebo uzavřených verzí dokumentů dochází jednou ročně k vytvoření seznamu dokumentů navrhovaných k archivaci, skartaci nebo přehodnocení. V přehledu dokumentů lze upravit jejich další chování úpravou skartačního znaku a lhůty.

Na základě revidovaného seznamu dokumentů lze vytvořit skartační návrh, který lze dále poskytnout příslušnému Státnímu archivu. Dokumenty k archivaci v Dlouhodobém důvěryhodném úložišti lze exportovat jako SIP balíček včetně příloh. Dokumenty určené ke skartaci lze provedením rozhodnutí ze systému řízeně odstranit.

Systém EISOD může také sloužit jako dlouhodobé důvěryhodné úložiště (DDÚ).